Perhitungan lembur hari kerja membutuhkan pemisahan yang jelas antara jadwal reguler dan waktu kerja tambahan karyawan. HR perlu mengetahui kapan jam kerja normal berakhir sebelum menentukan durasi yang masuk dalam pencatatan lembur pada hari tersebut.
Catatan waktu pulang memang dapat membantu proses pemeriksaan. Namun, perusahaan tidak sebaiknya menggunakan selisih waktu secara langsung tanpa melihat jadwal, waktu istirahat, serta informasi lembur yang berlaku. Pemeriksaan tersebut membantu HR memperoleh data yang lebih sesuai sebelum menghitung upah.
Selain itu, perusahaan perlu menerapkan prosedur yang konsisten kepada karyawan. Dengan aturan yang jelas, tim dapat membedakan aktivitas kerja reguler dengan waktu tambahan dan mengurangi kesalahan ketika data masuk ke proses payroll.
Tentukan Batas Jam Kerja Reguler
Langkah awal adalah mengetahui jadwal normal karyawan pada hari tersebut. Informasi ini menjadi titik pembanding untuk melihat apakah terdapat waktu kerja tambahan setelah jadwal reguler berakhir.
Misalnya, seorang karyawan memiliki jadwal kerja dari pukul 08.00 sampai 17.00 sesuai pengaturan perusahaan. Pada hari tertentu, karyawan melanjutkan pekerjaan setelah jadwal tersebut karena terdapat kebutuhan pekerjaan tambahan.
HR dapat menggunakan aplikasi absensi online untuk membantu melihat informasi waktu masuk, pulang, serta jadwal karyawan. Namun, data kehadiran tetap perlu tim cocokkan dengan informasi lembur sebelum menentukan durasi final.
Hal ini penting karena waktu pulang yang lebih lambat belum tentu seluruhnya menjadi lembur. Karyawan mungkin memiliki waktu istirahat tambahan atau kondisi lain yang perlu HR periksa terlebih dahulu.
Dengan mengetahui batas waktu reguler, HR memiliki dasar yang lebih jelas untuk melanjutkan pemeriksaan.
Periksa Durasi Lembur pada Hari Kerja
Tahap selanjutnya dalam penghitungan lembur adalah memastikan jumlah waktu tambahan yang memenuhi kriteria sesuai prosedur dan ketentuan yang berlaku.
Sebagai ilustrasi pencatatan, jadwal reguler seorang karyawan selesai pukul 17.00. Informasi lembur menunjukkan bahwa karyawan menjalankan pekerjaan tambahan sampai pukul 19.00.
Dari informasi tersebut, terdapat selisih dua jam yang dapat HR gunakan sebagai data awal. Tim kemudian perlu memastikan tidak terdapat penyesuaian waktu atau informasi lain sebelum memasukkan durasi tersebut ke perhitungan upah lembur.
Setelah durasi final tersedia, HR dapat menentukan nilai upah lembur dengan dasar upah serta formula yang sesuai ketentuan ketenagakerjaan yang berlaku.
Perusahaan juga perlu membedakan kategori hari. Formula yang berlaku pada lembur hari kerja tidak sebaiknya langsung digunakan untuk kondisi lain tanpa memeriksa aturan yang sesuai.
Rekap Lembur Sebelum Melakukan Penggajian
Karyawan dapat melakukan lembur lebih dari satu kali dalam satu periode payroll. Oleh karena itu, HR sebaiknya tidak menghitung setiap catatan secara terpisah tanpa membuat rekap.
Tim dapat mengumpulkan tanggal lembur, jadwal normal, waktu mulai dan selesai, serta durasi final. Selanjutnya, HR memeriksa seluruh informasi sebelum menentukan nilai yang masuk ke penggajian.
Sebagai contoh, seorang karyawan memiliki catatan lembur pada tiga hari berbeda. HR perlu memastikan setiap tanggal memiliki informasi yang sesuai dan tidak tercatat dua kali.
Selain itu, perusahaan dapat menyimpan catatan koreksi ketika terdapat perubahan durasi. Dokumentasi membantu HR mengetahui alasan perubahan sekaligus memberikan informasi yang lebih jelas ketika karyawan menanyakan hasil perhitungan.
Dengan rekap yang teratur, perusahaan dapat mengurangi risiko jam terlewat atau tercatat ganda selama proses payroll.
Kesimpulan
Perhitungan lembur hari kerja perlu dimulai dengan menentukan batas jam reguler, memeriksa durasi tambahan, dan memastikan informasi lembur sebelum menghitung nilai upah.
HR tidak sebaiknya menggunakan waktu pulang sebagai satu-satunya dasar. Jadwal, catatan kehadiran, informasi lembur, serta ketentuan yang berlaku perlu menjadi bagian dari pemeriksaan. Dengan proses tersebut, perusahaan dapat mengelola lembur hari kerja secara lebih konsisten dan teratur.
