Perusahaan tidak selalu merekrut karyawan tepat pada awal bulan. Proses seleksi, kebutuhan tenaga kerja, atau kesepakatan tanggal mulai dapat membuat karyawan bergabung ketika periode kerja sudah berjalan. Akibatnya, karyawan belum menjalani satu bulan kerja penuh ketika perusahaan memproses gaji pertama.
HR perlu memahami cara menghitung gaji masuk tengah bulan agar nominal pembayaran menyesuaikan masa kerja karyawan. Perusahaan dapat menggunakan perhitungan prorata untuk menentukan bagian gaji berdasarkan periode yang sudah dijalani.
Sebelum melakukan perhitungan, HR perlu memastikan tanggal efektif mulai bekerja, jumlah hari kerja dalam periode, dan nominal gaji yang menjadi dasar. Informasi tersebut membantu tim menentukan gaji secara konsisten serta mengurangi risiko perbedaan perhitungan pada payroll pertama.
Tentukan Jumlah Hari Kerja yang Dijalani
Langkah pertama adalah menghitung jumlah hari kerja sejak tanggal efektif karyawan bergabung hingga akhir periode penggajian.
Sebagai contoh, perusahaan memiliki 22 hari kerja dalam satu bulan. Seorang karyawan baru mulai bekerja ketika masih tersisa 11 hari kerja. Jika perusahaan menggunakan hari kerja sebagai dasar prorata, maka HR menggunakan 11 hari tersebut dalam perhitungan.
Tim perlu memperhatikan jadwal masing-masing karyawan. Jangan menghitung hari libur atau jadwal off sebagai hari kerja jika memang karyawan tidak memiliki kewajiban bekerja pada hari tersebut.
Karyawan shift juga membutuhkan pemeriksaan lebih lanjut karena jumlah hari kerjanya dapat berbeda dari karyawan dengan jadwal Senin sampai Jumat.
Setelah mengetahui jumlah yang tepat, HR dapat melanjutkan ke tahap perhitungan nominal.
Cari Nilai Gaji Harian dan Hitung Totalnya
Salah satu cara sederhana untuk melakukan prorata adalah mencari nilai gaji per hari terlebih dahulu. Setelah itu, HR mengalikannya dengan jumlah hari kerja yang dijalani karyawan.
Misalnya, karyawan memiliki gaji bulanan Rp6.600.000 dengan total 22 hari kerja.
Nilai gaji hariannya:
Rp6.600.000 ÷ 22 = Rp300.000
Jika karyawan mulai di tengah bulan dan menjalani 11 hari kerja:
Rp300.000 × 11 = Rp3.300.000
Berdasarkan ilustrasi tersebut, nilai prorata mencapai Rp3.300.000 sebelum HR memperhitungkan komponen lainnya.
Perhitungan tersebut menjadi salah satu metode dalam cara menghitung gaji prorata. Perusahaan tetap perlu menggunakan dasar yang sesuai dengan kebijakan penggajian serta ketentuan yang berlaku.
HR juga perlu memeriksa apakah tunjangan dan komponen penghasilan lainnya mengikuti metode prorata yang sama atau memiliki aturan tersendiri.
Cocokkan Hari Kerja dengan Data Karyawan
Sebelum memasukkan nominal ke payroll, HR perlu mencocokkan jumlah hari dengan informasi karyawan. Kesalahan tanggal efektif atau jadwal dapat langsung mengubah hasil perhitungan.
Perusahaan dapat menggunakan aplikasi absensi online untuk membantu mengelola informasi kehadiran dan melihat data pendukung selama periode pertama karyawan bekerja.
Misalnya, HR menghitung 11 hari kerja berdasarkan jadwal. Namun, terdapat perubahan shift pada minggu pertama. Tim perlu memastikan perubahan tersebut sudah masuk sebelum menentukan data final.
HR juga sebaiknya menyimpan rincian perhitungan. Catat tanggal efektif, jumlah hari kerja, gaji bulanan, nilai harian, dan nominal prorata.
Dokumentasi tersebut mempermudah pemeriksaan ketika terdapat pertanyaan mengenai gaji pertama. Karyawan juga dapat memahami mengapa nominal yang diterima berbeda dari gaji bulanan penuh.
Selain itu, perusahaan perlu menerapkan metode yang sama untuk kondisi serupa agar proses penggajian tetap konsisten.
Kesimpulan
Cara menghitung gaji masuk tengah bulan dapat dimulai dengan menentukan jumlah hari kerja yang dijalani karyawan. HR kemudian mencari nilai gaji harian dan mengalikannya dengan jumlah hari yang masuk dalam periode.
Perusahaan perlu memastikan tanggal efektif, jadwal, dan komponen penghasilan sudah sesuai sebelum finalisasi. Dengan data yang jelas dan metode yang konsisten, HR dapat menghitung gaji pertama secara lebih teratur serta mudah dijelaskan kepada karyawan.
