Jumlah hari kerja karyawan dapat berbeda dalam kondisi tertentu. Karyawan baru mungkin mulai bekerja ketika periode sudah berjalan, sedangkan pola shift juga dapat membuat jumlah hari kerja setiap orang tidak sama. Kondisi tersebut membuat HR perlu menentukan dasar pembayaran dengan jelas.
Cara menghitung gaji sesuai hari masuk dapat membantu perusahaan menentukan nominal berdasarkan jumlah hari yang masuk dalam perhitungan. HR perlu mengetahui gaji bulanan, jumlah hari kerja dalam periode, serta jumlah hari aktual yang menjadi dasar pembayaran.
Namun, perusahaan tidak sebaiknya langsung menganggap seluruh ketidakhadiran mengurangi jumlah hari. Izin, sakit, cuti, hari libur, dan jadwal off dapat mengikuti aturan berbeda. Karena itu, HR perlu membedakan setiap kondisi sebelum menggunakan data ke dalam perhitungan gaji.
Tentukan Hari yang Masuk dalam Perhitungan
Langkah pertama adalah menentukan jumlah hari kerja berdasarkan jadwal karyawan. HR perlu menggunakan periode yang sama dengan periode penggajian agar hasil perhitungan tidak berbeda.
Misalnya, perusahaan memiliki 22 hari kerja dalam satu periode. Seorang karyawan baru mulai bekerja ketika tersisa 14 hari kerja. Jika perusahaan menggunakan metode berdasarkan hari kerja, HR dapat menggunakan 14 hari tersebut sebagai dasar prorata.
Namun, situasinya berbeda jika karyawan sudah aktif sejak awal bulan tetapi hanya memiliki 18 catatan kehadiran dari 22 hari kerja. HR tidak boleh langsung menganggap empat hari sisanya sebagai pengurang gaji.
Tim perlu memeriksa apakah karyawan mengambil cuti, sakit, izin, memiliki jadwal off, atau memang tidak masuk tanpa keterangan. Setiap kategori dapat mengikuti kebijakan perusahaan yang berbeda.
Pemisahan tersebut membantu HR menentukan data yang benar sebelum mulai menghitung nominal.
Hitung Nilai Gaji Berdasarkan Hari Masuk
Setelah menentukan jumlah hari, HR dapat mencari nilai gaji per hari. Salah satu rumus sederhana yang dapat digunakan yaitu:
Gaji Harian = Gaji Bulanan ÷ Total Hari Kerja
Kemudian:
Gaji Sesuai Hari Masuk = Gaji Harian × Jumlah Hari yang Dihitung
Sebagai contoh, seorang karyawan memiliki gaji Rp5.500.000 dengan total 22 hari kerja.
Nilai per harinya:
Rp5.500.000 ÷ 22 = Rp250.000
Jika karyawan baru menjalani 14 hari kerja:
Rp250.000 × 14 = Rp3.500.000
Berdasarkan ilustrasi tersebut, nominalnya mencapai Rp3.500.000 sebelum perusahaan memperhitungkan komponen lain.
Metode ini juga berkaitan dengan cara menghitung gaji prorata ketika karyawan hanya menjalani sebagian periode. Namun, perusahaan tetap perlu menyesuaikan metode dengan kebijakan dan ketentuan penggajian yang berlaku.
Bedakan Hari Masuk dengan Status Ketidakhadiran
HR perlu berhati-hati ketika menggunakan catatan kehadiran sebagai dasar. Jumlah hari masuk secara fisik belum tentu selalu sama dengan jumlah hari yang perusahaan gunakan dalam perhitungan penghasilan.
Penggunaan aplikasi absensi online dapat membantu HR mengelola informasi kehadiran sekaligus membedakan berbagai status karyawan selama periode kerja.
Tim dapat memeriksa hari hadir, izin, sakit, cuti, tugas luar, hingga ketidakhadiran tanpa keterangan. Setelah itu, HR dapat menerapkan kebijakan perusahaan terhadap masing-masing kategori.
Sebagai contoh, karyawan yang sedang menjalankan tugas luar mungkin tidak memiliki pola absensi seperti biasanya. Namun, kondisi tersebut tentu berbeda dari tidak masuk kerja tanpa keterangan.
HR juga perlu memeriksa perubahan shift dan koreksi absensi sebelum finalisasi. Dengan begitu, tim tidak menggunakan data yang belum lengkap sebagai dasar penghitungan.
Selain itu, simpan rincian perhitungan agar perusahaan dapat menelusuri kembali nominal yang sudah ditentukan.
Kesimpulan
Cara menghitung gaji sesuai hari masuk membutuhkan informasi mengenai gaji bulanan, total hari kerja, dan jumlah hari yang menjadi dasar perhitungan. HR dapat mencari nilai per hari kemudian menyesuaikannya dengan masa kerja aktual.
Namun, perusahaan perlu membedakan hari kerja, hari masuk, izin, cuti, sakit, tugas luar, dan ketidakhadiran. Dengan klasifikasi serta metode yang konsisten, HR dapat melakukan perhitungan secara lebih tepat dan mudah dijelaskan.
