Gaji bulanan umumnya mengacu pada pembayaran untuk satu periode kerja penuh. Namun, dalam praktiknya, tidak semua karyawan menjalani periode tersebut sejak awal hingga akhir.
Karyawan baru dapat bergabung ketika bulan sudah berjalan, sedangkan karyawan lain dapat mengakhiri masa kerja sebelum periode selesai. Dalam kondisi tersebut, HR perlu memahami cara menghitung prorata gaji bulanan agar nominal pembayaran menyesuaikan bagian masa kerja karyawan.
Perhitungan ini membantu perusahaan menentukan nilai secara proporsional tanpa langsung menggunakan nominal satu bulan penuh. Sebelum mulai menghitung, HR perlu mengetahui periode penggajian, tanggal efektif bekerja, jumlah hari kerja, dan nominal yang menjadi dasar prorata.
Perusahaan juga perlu menggunakan metode yang konsisten agar kondisi serupa menghasilkan dasar perhitungan yang sama.
Tentukan Bagian dari Periode Gaji Bulanan
Langkah pertama adalah menentukan berapa bagian periode yang karyawan jalani. HR dapat melihat tanggal efektif mulai atau berakhirnya masa kerja, kemudian mencocokkannya dengan kalender kerja perusahaan.
Misalnya, periode penggajian berlangsung dari tanggal 1 hingga akhir bulan dengan total 20 hari kerja. Karyawan A bergabung lebih awal dan menjalani 15 hari kerja, sedangkan karyawan B hanya menjalani 5 hari kerja pada bulan pertamanya.
Kedua karyawan tersebut tentu memiliki bagian periode yang berbeda. Karena itu, HR perlu menghitung berdasarkan data masing-masing daripada menggunakan persentase tetap untuk setiap karyawan baru.
Perusahaan juga perlu memperhatikan jadwal shift. Dua karyawan yang mulai pada tanggal sama belum tentu memiliki jumlah hari kerja identik jika pola jadwal mereka berbeda.
Ubah Gaji Bulanan Menjadi Nilai Prorata
Setelah mengetahui bagian periode, HR dapat mulai melakukan perhitungan. Salah satu pendekatan menggunakan total hari kerja sebagai dasar.
Rumus sederhananya:
Gaji Prorata = (Hari Kerja Aktual ÷ Total Hari Kerja) × Gaji Bulanan
Misalnya, gaji bulanan sebesar Rp7.000.000 dengan total 20 hari kerja. Karyawan menjalani 15 hari kerja dalam periode tersebut.
Maka:
(15 ÷ 20) × Rp7.000.000 = Rp5.250.000
Jika karyawan lain dengan gaji yang sama hanya menjalani 5 hari kerja:
(5 ÷ 20) × Rp7.000.000 = Rp1.750.000
Contoh tersebut menunjukkan bagaimana bagian periode memengaruhi nominal prorata. HR dapat memahami lebih lanjut cara menghitung gaji prorata untuk menentukan metode yang sesuai dengan kebijakan penggajian perusahaan.
Perhitungan di atas merupakan ilustrasi sederhana. Komponen gaji lainnya tetap perlu mengikuti ketentuan yang perusahaan gunakan.
Perhatikan Komponen Sebelum Menentukan Nominal Akhir
HR tidak sebaiknya berhenti setelah memperoleh angka dari rumus. Tim masih perlu memeriksa data yang menjadi dasar perhitungan dan komponen penghasilan karyawan.
Perusahaan dapat menggunakan aplikasi absensi online untuk membantu mengelola informasi kehadiran yang dapat mendukung pengecekan periode dan jadwal kerja karyawan.
Selanjutnya, HR perlu memastikan komponen mana yang mengikuti prorata. Perusahaan mungkin memiliki gaji pokok, tunjangan tetap, tunjangan berdasarkan kehadiran, atau komponen lainnya dengan aturan berbeda.
Jangan langsung mengalikan seluruh penghasilan dengan persentase prorata tanpa melihat kebijakan yang berlaku. Tim perlu menghitung setiap komponen sesuai dasar masing-masing.
Selain itu, HR sebaiknya menyimpan rincian perhitungan. Cantumkan periode, jumlah hari, nominal dasar, rumus, dan hasil akhir agar proses lebih mudah ditelusuri.
Dokumentasi tersebut juga membantu karyawan memahami alasan nominal gaji pada periode tidak penuh berbeda dari gaji bulanan normal.
Kesimpulan
Cara menghitung prorata gaji bulanan membutuhkan informasi mengenai masa kerja aktual dan total periode yang menjadi dasar penggajian. HR dapat menghitung bagian masa kerja kemudian menyesuaikannya dengan nominal gaji bulanan.
Perusahaan juga perlu memeriksa komponen penghasilan dan menggunakan metode yang konsisten. Dengan dasar perhitungan serta dokumentasi yang jelas, proses prorata dapat berjalan lebih teratur dan mudah dipahami.
